čtvrtek 6. srpna 2015

Jak začít s e-mailingem prakticky - 3. díl: Návod na registraci na ÚOOÚ

V minulých dílech jsme vám ukázali praktický přístup pro začátky e-mailingu (v rámci zákonných mezí). Jednou z posledních „cest“, po kterých musíte „jít“ je UOOU. Je to zkratka pro Úřad pro ochranu osobních údajů a sídlí na adrese UOOU.cz.

Na těchto stránkách se musíte zaregistrovat (zpravidla pod svým IČ) a tím dát vědět tomuto úřadu, že spravujete osobní údaje svých zákazníků, potažmo návštěvníků. Do budoucna vám to ulehčí komunikaci s úřadem a také sníží riziko problémů – je povinností každého subjektu, který nakládá s osobními údaji být zde registrován.

Jak se zaregistrovat na UOOU?


Připravili jsme pro vás návod krok za krokem na jednoduché vyplnění registračního formuláře.

Pokud jste osoba podnikající (nebo vystupujete jako firma), připravte si pro registraci IČ, adresu provozovny a zkuste nezapomenout i své jméno / označení firmy. K tomu ještě e-mail a telefon jako kontaktní údaje. Osoby nepodnikající to mají ještě jednodušší – stačí jim jméno, adresa, e-mail a telefon.

Kde najít registrační formulář? 





1. Informace o povaze oznámení


Pokud se registrujete poprvé, zde nic nevyplňujte. Pokud už jste se dříve registrovali u jiného projektu (správně byste měli mít pro každý projekt/web jednu registraci – platí to pouze v případě, že každý projekt/web má jiný typ zpracování osobních údajů), doplňte své registrační číslo.

2. Informace o správci


Podnikající (OSVČ i firmy) vyplní svá políčka, nepodnikavci po překliku svá. Do kontaktní osoby doplňte své jméno, adresu, telefon a e-mail.

3. Účel(y) zpracování a kategorie osobních údajů


Jako „účel zpracování“ vepište něco ve stylu:

Zpracovávám osobní údaje zákazníků mého elektronického obchodu na adrese urlvasehowebu.cz za účelem informování zákazníků o průběhu zakázky a také pro marketingové účely.

Doplňkově zpracovávám osobní údaje (e-mail / jméno) od návštěvníků, kteří tyto informace dobrovolně vloží do sběrného formuláře pro odběr novinek o sortimentu, akcích apod.



V nabídce „Kategorie osobních údajů“ zaškrtněte jen první možnost („adresní a identifikační údaje“) a do textového pole doplňte:

  • Jméno 
  • Adresa bydliště (ulice, město, PSČ) 
  • E-mailová adresa 
  • Telefonní číslo 


Dále zaškrtněte, že osobní údaje jsou „zpracovány se souhlasem subjektu“.

4. Kategorie subjektů údajů


Zde zaškrtněte vždy možnost „zákazníci (klienti) oznamovatele“. V případě, že budete sbírat e-maily i od svých návštěvníků, je potřeba zaškrtnout i variantu „osoby s jiným vztahem k oznamovateli“ a vepsat do textového polte něco ve stylu:

Dále zpracovávám kontaktní údaje od návštěvníků, kteří dobrovolně vloží své údaje do sběrného formuláře pro odběr novinek o sortimentu, akcích apod. na webu urlvasehowebu.cz.

5. Citlivé údaje


Velice pravděpodobně nezpracováváte citlivé údaje, takže zde nic nezaškrtávejte či nedoplňujte.

6. Zdroje osobních údajů


Zde zaškrtněte možnost „přímo od subjektů údajů“.

7. Popis způsobu zpracování osobních údajů


Zde zaškrtněte možnost „automatizované – zpracovatelem“.


8. Adresa místa (míst) zpracování osobních údajů, je-li odlišná od adresy sídla (bydliště) oznamovatele


Pokud se adresa zpracování neliší, nic nedoplňujte.

9. Příjemce nebo kategorie příjemců, kterým jsou osobní údaje zpřístupněny či sdělovány


Zaškrtněte možnost „nebudou jiní příjemci“.

10. Předpokládané předání osobních údajů do jiných států


Zaškrtněte možnost „nebude docházet k předání osobních údajů do jiných států“.

11. Popis opatření k zajištění požadované ochrany osobních údajů podle §13 zákona č. 101/2000 Sb.

Velice pravděpodobně bude vaše zajištění osobních údajů v rámci samotné webové aplikace, takže v bloku „Automatizované zpracování“ zaškrtněte možnosti „přístupová práva“ a „bezpečnostní zálohy“.

Doplněk


Pokud nepotřebujete k registraci připojit žádné rozšiřující přílohy či soubory, zde nemusíte nic doplňovat.

12. Prohlášení


Zbývá už poslední a nejjednodušší část – doplňte své jméno, místo a datum vyplnění a zkuste zvládnout přepsat CAPTCHU. Formulář odešlete tlačítkem Odeslat.

Oznámení o úspěšné registraci

Emailem Vám přijde za pár dní oznámení, že jste byli do registru zapsáni. Poté si to můžete v registru dle svých údajů (IČ apod.) zkontrolovat.

A to je vše :)


Tip:

5 komentářů:

  1. (správně byste měli mít pro každý projekt/web jednu registraci – ale pod číslem) - jak jste si jisti tímto? Někde jsem četl, že registrace stačí pro subjekt (jedno IČ) nikoliv projekt.

    OdpovědětVymazat
  2. Z logiky věci - když má systém možnost při další registraci se zalogovat do původního účtu a všechny další registrace se k tomu účtu pod jením IČ vážou, tak bych dělal co projekt, to registrace. Hlavně každý web/projekt může mít jiné náležitosti práce s daty, může být jiné poskytování informací přes hranice, dalším osobám, jiné chránění dat...

    Ale samozřejmě není problém napsat na UOOU pro upřesnění.

    Osobně pro každý nový web, kde sbírám maily dělám novou registraci a mám je pak všechny pod jedním účtem.

    Všechny jsou schválené a zařazené, z UOOU mi nepřišly žádné stížnosti, že mám více zápisů apod. Dle mě je to (hraničně) nejbezpečnější způsob, jak zaregistrovat své weby.

    OdpovědětVymazat
  3. Tak jsem měl pravdu na půl - registraci zvlášť pro každý projekt potřebujete mít v případě, že se liší způsob zpracování osobních údajů, ukládání, předávání třetím osobám apod.

    Pokud máte jen 1 způsob, jak uchováváte a používáte osobní data, postačí jen jediná registrace - dostal jsem odpověď přímo od zástupce UOOU:

    "v případě stejného účelu zpracování osobních údajů, tedy pravděpodobně i ve Vašem případě - registrace několika webů, bude třeba vyplnit pouze jeden registrační formulář."

    OdpovědětVymazat
  4. V tom případě tedy není nutné ani vyplňovat web na kterém jsou emaily sbírány, nebo jak je to v případě vytvořených nových webů? Dá se upravovat starší zápis napřílad právě o nové weby?

    OdpovědětVymazat
  5. Zpětných úprav jsem si nevšiml, hlavně nemám přístupy do registru, abych něco editoval, takže dle mě to není možné. Weby bych uváděl stejně, protože netuším jak jnak by UOOU vědělo, odkud vlastně zpracováváte osobní údaje.

    OdpovědětVymazat